Ik zoek een coach



 

Deze 7 tools zijn heel handig om thuis mee te werken als zzp'er

Corona slaat om zich heen in Nederland. Veel zzp’ers zien zich gedwongen om door de vergaande coronamaatregelen vanuit huis te werken. Dat kan best onwennig zijn, zeker als je veel communicatie hebt met de klant. Gelukkig zijn er allerlei handige oplossingen. Wij zetten de 7 beste thuiswerk tools op een rij. Plus 14 extra tips om het optimale uit je thuiswerkdag te halen.

De strenge maatregelen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, hebben verstrekkende economische gevolgen, niet in de laatste plaats voor zzp’ers. Als projecten al niet worden geannuleerd (met inkomstenverlies als gevolg), zal het voor zzp'ers in veel gevallen nodig blijken om werkzaamheden vanuit huis voor te zetten. Uiteraard is een goede communicatie met de klant in die situatie van cruciaal belang, evenals adequate planning, projectmanagement en inzicht in de ontwikkeling van een project. Gelukkig zijn er veel tools die hierbij kunnen helpen.

#1 Video conferencing: Skype of Zoom

Heb je Microsoft Office geïnstalleerd, dan heb je sowieso toegang tot Skype. Deze tool 'zit' namelijk standaard in Office, dus als je een uitnodiging krijgt voor een vergadering is het een kwestie van de uitnodiging aanklikken om erbij aanwezig te zijn. Wil je meer mensen tegelijk spreken, dan start je een groeps-chat. Een andere optie is Google Hangouts te gebruiken. Net als in Skype zit in Google Hangouts ook een mogelijkheid om met meerdere personen tegelijk via video een gesprek te voeren. Het is maar net in welke omgeving de rest van de gebruikers zit.

De ‘winnaar’ van de huidige coronacrisis is echter zonder twijfel Zoom. Het video conferencing platform kent zijn roots in de VS en heeft in 2018 flink terrein gewonnen in zowel Europa als Nederland. Sinds de corona-uitbraak gaat het echter door het dak. De software wordt gemiddeld 240.000 keer per dag gedownload, tegen 85.000 in het verleden.

Het cloud video platform bevat veel functionaliteiten, maar slaagt erin eenvoudig in gebruik te blijven. Met Zoom Rooms transformeer je iedere ruimte tot meeting ruimte. Op software gebaseerd, video zonder haperingen, goede kwaliteit audio en draadloos presenteren. De Zoom software kan beperkt gratis worden gebruikt (maximaal 100 deelnemers en tijdslimiet van 40 minuten), wie meer functionaliteit wilt betaalt maandelijks evenveel als voor Netflix.

#2 Communicatie: Slack

Werk je vanuit huis met meer mensen samen aan hetzelfde project, dan zal communicatie al snel een lastig punt blijken te zijn. Want ja, hoe gaat dat in de praktijk? Mensen raken e-mails kwijt, zijn niet op de hoogte van bepaalde zaken, werken per ongeluk aan de verkeerde documenten, enzovoort. Wil je dat allemaal niet, dan is Slack een onmisbaar platform.

Met Slack maak je een gezamenlijke chatruimte aan, waarin je vervolgens aparte kanalen kunt maken. Jij en de leden van jouw projectgroep kunnen zelf kiezen aan welke kanalen ze wel en niet deelnemen, zodat je alleen overlegt met de mensen die relevant zijn. Daarnaast kun je ook privégesprekken voeren en collega's bellen met de ingebouwde belfunctie.

Slack is vrijblijvender en sneller dan e-mail. Je kunt een groeps-chat beginnen zodat de lijntjes kort blijven. Het chatplatform is gratis. Maar als je gebruik wilt maken van de geavanceerdere functies, zoals een beloptie of extra geheugen, betaal je een paar euro per gebruiker per maand. Zzp’ers kunnen in de meest gevallen echter prima met de gratis versie uit de voeten.

#3 Projectmanagement: Trello

Trello is een gebruiksvriendelijke tool die bedoeld is om projecten te managen. Het idee van Trello is dat je met een soort online prikbord werkt. Op het prikbord is het ook mogelijk om aparte borden te maken. Voorbeelden van borden zijn: ‘nog te doen’, ‘mee bezig’ en ‘gedaan’. Op deze borden kun je weer aparte lijstjes maken met bijvoorbeeld taken erop. Je kunt natuurlijk ook borden maken zoals ideeën, aantal gewerkte uren en linkjes waar je informatie uit wilt halen.

Van handige to-do-lijst tot multifunctionele applicatie voor projectmanagement. Trello is in een paar jaar uitgegroeid tot dé online tool waarmee je projecten kunt ordenen, taken aan mensen kunt toewijzen en in één oogopslag de stand van zaken kunt zien.

Wat Trello erg fijn maakt is dat je taken af kan strepen als je klaar bent met een bepaalde taak. omdat je kan zien wat af is en dus bij het bord ‘gedaan’ staat. Erg handig  is ook dat je teamleden kunt toevoegen. Trello is volledig gratis te gebruiken, maar is er ook in een betaalde variant. Tegen een vast bedrag per maand krijg je dan extra opslagruimte en onbeperkte koppelingen met diensten als Slack, Google Drive, Salesforce, Mailchimp en vele anderen.

#4 Taken plannen: Todoist

Het grootste probleem van thuiswerken? Heel eerlijk, dat is discipline. Afleiding ligt altijd op de loer en voor je het weet ben je een halve dag kwijt op Facebook. Daarbij komt dat sommigen totaal blokkeren als meerdere deadlines die op hun bord liggen. Beide problemen los je eenvoudig op met een to-do list. Een dienst die hiervoor is bedoeld, is Todoist.

Todoist is een krachtige tool in een heel simpel jasje. Hierdoor kun je er snel mee aan de slag en hoef je niet eerst je weg te vinden. Je kunt taken eenvoudig toevoegen, waarbij de interface erg slim omgaat met woorden. Je kunt bijvoorbeeld intypen: ‘morgen’, of ‘volgende week maandag’, of ‘elke werkdag’, en de taak wordt op de juiste manier op de juiste data ingevoegd.

De app gaat echter veel verder dan taken, je kunt ook projecten aanmaken, taken daaraan toewijzen, prioriteiten aan taken geven, enzovoort. Ook kun je taken toewijzen aan een andere gebruiker, waardoor het ook nog eens een ideaal platform is voor samenwerking. Todoist heeft een gratis en betaalde versie. De betaalde versie zorgt ervoor dat je meer functionaliteiten hebt (zoals labels, filters en overzicht voltooide taken per project).

#5 Bestanden delen: Google Drive

Als je voor je werk veel moet samenwerken met collega's, ontkom je er niet aan dat je in hetzelfde bestand aan het werk gaat. Gelukkig zijn er meerdere populaire diensten die samenwerken in projecten mogelijk maakt. Google Drive is het meest toegankelijk, omdat alles via het web gebeurt en je enkel een Google-account nodig hebt om ermee aan de slag te gaan.

Via Google Drive kun je documenten maken in Docs, Spreadsheets en de andere diensten uit Googles G-suite. Door te klikken op 'delen' voer je de mailadressen in van de collega's waarmee je samenwerkt. Zij kunnen dan het document bewerken of opmerkingen plaatsen. Daarnaast is Google Drive een handige manier om toegang te krijgen tot al je bestanden, ongeacht waar of op welk apparaat je inlogt, zolang je alles maar in je Drive hebt gezet.

Naast Google Drive heeft Apple met iWork ook apps om samen te werken en kun je ook in Microsoft Office in hetzelfde document aan de slag. Heb je een opdrachtgever die geen diensten gebruikt van Google, dan kun je voor kiezen om je bestanden in een Dropbox onder te brengen waar je collega's ook bij kunnen.

#6 Automatiseren van taken: IFTTT

Laat je niet afschrikken. IFTTT kan nogal overweldigend overkomen. Maar als je eenmaal snapt hoe het werkt, wil je niet meer zonder. IFTTT  staat voor If This, Then That en werkt met een simpele formule: als x gebeurt, dan wordt y geactiveerd. Bijvoorbeeld, als (if) je thuis vertrekt, dan gaan je Philips Hue lampen uit. Of: als (if)  je Nest Cam ziet dat er iemand thuis is, dan zet je Honeywell Evohome thermostaat de temperatuur naar 21 graden.

Geinig? Zeker, maar de dienst ook geschikt voor serieuze zaken. Zoals: bewaar een bijlage uit mijn mail in Dropbox, zodra deze binnenkomt. Of, zodra ik een bericht op mijn website plaats, plaats de afbeelding dan ook op Facebook, enzovoort. Je kunt allerhande taken automatiseren, waardoor je je handen vrij hebt voor het werk waar je écht je energie in kwijt kunt.

#7 Wachtwoordbeheer: LastPass

Herken je dat? Zit je klaar om aan het werk te gaan, kun je niet inloggen. Wachtwoord vergeten. Niet zo heel gek, zeker niet als je als zzp’er te maken hebt met meerdere opdrachtgevers. Voor vrijwel elke dienst heb je een gebruikersnaam en een wachtwoord nodig. Daarbij zijn wachtwoorden steeds langer en complexer geworden. Om ze toch te onthouden, gebruiken we hetzelfde wachtwoord voor verschillende diensten. Niet verstandig, want risicovol.

Wil je een oplossing voor dit probleem? Dan is de wachtwoordmanager LastPass wat voor jou. Het is een gratis online dienst die alle wachtwoorden bijhoudt van de sites die jij gebruikt. Elke keer als je inlogt op een nieuwe site, zal het programma vragen of het de gegevens moet onthouden. Doe je  dat, dan worden ze voortaan automatisch ingevuld. Je hoeft alleen nog maar je  hoofdwachtwoord van LastPass te onthouden. Alle andere informatie vult LastPass voor je in.

Wachtwoorden herstellen en toegang tot accounts verliezen is verleden tijd. Je kunt LastPass gratis installeren als browser extensie en er is een app voor al je apparaten.

Met deze 14 tips kan iedereen effectief thuiswerken tijdens de coronacrisis

De coronacrisis en de noodzaak om contacten tot een minimum te beperken heeft een enorme impact op de manier waarop we ons werk uitvoeren. Buiten deze uitzonderlijke situatie om kun je er zelf natuurlijk voor kiezen om thuis te werken. Bijvoorbeeld om een dag per week geen reistijd te hebben of omdat je naast je vaste baan ook nog zzp’er bent. Met deze tips maak je van elke thuiswerkdag een productief feest. 

Goed opstarten

1. Sta elke dag op tijd op
Nu je niet hoeft te forensen, is het misschien aantrekkelijk om de wekker een paar uurtjes later te zetten. Routine is echter belangrijk voor je productiviteit en energieniveau. Dus sta ook op tijd op als je thuiswerkt. Als je dit blijft doen, raak je er vanzelf aan gewend. 

2. Vergeet niet te ontbijten
Nu je laptop toch thuis staat, is het makkelijk om hem direct op te starten en aan de slag te gaan. Maar vergeet niet om te ontbijten. Ook je ontbijt helpt je met een goede start van je dag met de broodnodige energie. 

3. Creëer een plek om te werken
Ga niet eenvoudigweg aan de keukentafel zitten, maar richt als het even kan een speciale plek in om te werken. Waarschijnlijk helpt zo’n speciale werkplek je beter op weg, omdat je die plek - vanaf dan - associeert met werken. Daarnaast is het voor je partner en/of kinderen duidelijker dat ze je niet mogen storen als je daar zit.

Breng structuur aan

4. Maak een planning
Met een planning maak je voor jezelf duidelijk wat, wanneer af moet zijn. Zo kun je bepalen wat de hoogste prioriteit heeft, bijvoorbeeld omdat de deadline nadert. Zo bepaal je makkelijker wat je direct op moet pakken en welke taken je door kunt schuiven. 

5. Tik ‘s ochtends de belangrijkste taken af
De meeste mensen zijn in de ochtend het meest productief. Gebruik deze uren dus om je belangrijkste to do’s af te vinken. In de middag kun je je dan eventueel focussen op minder belangrijke taken of dingen die je op de automatische piloot doet. 

6. Werk in blokken
Probeer niet de hele dag aan een stuk door te werken, maar breek de dag op in stukjes. Zeker bij bijvoorbeeld creatieve beroepen is het onrealistisch om te denken dat je de hele dag geconcentreerd kunt werken. Deel daarom je dag op in blokken van één of twee uur en neem hiertussen korte pauzes. Stel doelen per blok om het nog makkelijker op te delen. 

Laat je niet afleiden

7. Zeg niet overal ‘ja’ op
Om thuis zo effectief mogelijk te werken, is het verstandig om je te focussen op de taken die op je planning staan. Zeg dus niet ‘ja’ tegen elk verzoek dat je krijgt van collega’s. Dat je bereikbaar bent tijdens het thuiswerken, betekent niet dat je alles op moet pakken. Dit gaat ten koste van je productiviteit. Is het een belangrijk verzoek? Zeg dan dat je het op je planning zet, dan kun je het eventueel een dag (of week) later oppakken. 

8. Check niet constant je e-mail
Zeker als (al) je collega’s ook thuiswerken, gaat het e-mailverkeer waarschijnlijk omhoog. Je kunt tenslotte niet meer even bij iemand op de schouder tikken om iets na te vragen. Dit kan je afleiden van je planning. Check dus je e-mail zo min mogelijk, bijvoorbeeld aan het eind van een gewerkt blok. Dan kun je de rest van de tijd gebruiken voor je geplande werkzaamheden. 

9. Leg je telefoon weg
Als iets je kan afleiden, is het wel je telefoon. Social media, je e-mail, liveblogs; je wilt het toch allemaal bijhouden. Leg daarom je telefoon weg, zodat je er - ook niet onbewust  - constant op kijkt. Geef desnoods je partner de controle over je telefoon of zet ‘m op vliegtuigstand. 

10. Maak afspraken met je huisgenoten
Ben jij hard aan het werk, maar is je partner of huisgenoot vrij? Of zijn je kinderen thuis van school? Spreek dan af dat je niet gestoord wordt als je aan het werk bent. In plaats daarvan kun je misschien een speciale klop op de deur afspreken als iemand je nodig heeft. Of aangeven dat je in je pauze tijd hebt om het avondeten te bespreken. 

Zorg goed voor jezelf

11. Haal eten in huis
Niets zo vervelend als een lege koelkast. Zeker als je even wilt lunchen en daarna verder met je werk. Je moet dan weer boodschappen doen, waardoor tijd verloren gaat. Haal dus vooraf alvast voldoende eten in huis. Hoef je daar niet meer over na te denken. 

12. Blijf gehydrateerd
Op kantoor heb je misschien collega’s die regelmatig koffie en thee gaan halen en jouw flesje ook wel kunnen vullen. Thuis zul je er zelf om moeten denken. Het is wel belangrijk dat je goed drinkt, anders verlies je energie en concentratie. Gebruik je ingeplande pauzes daarom om wat te drinken of zet een fles water op je bureau. 

13. Plan een moment in om te sporten
Na een dag op kantoor werken, heb je misschien geen zin om een rondje hard te lopen of naar de sportschool te gaan. Als je thuiswerkt, kun je dit echter meenemen in je planning. Jij bepaalt zelf je planning en sporten zorgt voor een heldere geest en hernieuwde energie. Doen dus!

Kies een vast moment op de dag (of in de week) om te sporten en neem hier echt de tijd voor. Ben je toch even in beweging en misschien kom je met een nieuw idee of een oplossing terwijl je niet gefocust bent op je werk. 

14. Stop op tijd
Er is niemand die het licht uitdoet of naast je bureau komt staan met “moet je niet eens naar huis?” Voor je het weet werk je tot in de late uurtjes door, maar of dat je resultaten ten goede komt? Maak je dagen daarom niet te lang en stop op tijd. Bijvoorbeeld als je moe wordt of niet tevreden bent met wat je produceert. Stel desnoods van tevoren vast hoeveel uur je maximaal wilt werken die dag. Dan kun je de volgende dag verder met een frisse blik. 

Zorg dat je goed verzekerd bent

Om thuis te werken, heb je waarschijnlijk de benodigde spullen gekregen van je baas. Een laptop van de zaak en een werktelefoon bijvoorbeeld. Deze spullen zijn in principe verzekerd door je werk. Gebruik je ook eigen spullen, zoals een extra monitor? Check dan goed of eventuele schade hieraan gedekt is door je eigen verzekeringen, bijvoorbeeld door je inboedelverzekering.

Bij onze partner Deck sluit je jouw woonverzekeringen en aansprakelijkheidsverzekering eenvoudig online af als je deze nog niet hebt. En mooi meegenomen: als je kiest voor een hoog eigen risico kun je mogelijk besparen op de premie. Bereken nu

Hulp nodig? Doe de ZZP Corona Scan

Door vanuit huis te werken, kun je als zzp'er hopelijk je activiteiten voortzetten en je omzet op peil houden. Niet in alle gevallen is dit echter mogelijk. Veel opdrachtgevers hebben nu minder werk te bieden en in verschillende bedrijfstakken is het werk door coronamaatregelen zelfs helemaal stilgevallen. Voor zzp'ers die hierdoor in financiële problemen (dreigen te) komen, heeft de overheid diverse regelingen en tegemoetkomingen in het leven geroepen. Wil je weten op welke regelingen uit Corona Noodfonds Steunpakket jij recht hebt? Met de ZZP Corona Scan heb je binnen 5 minuten inzicht. Start ZZP Corona Scan.

 

Terug naar overzicht

Martijn Pennekamp

Martijn Pennekamp is de oprichter van het startersplatform ikwordzzper.nl en het ledenplatform Het Ondernemerscollectief. Volg hem via Twitter via @ikwordzzper of word fan van zijn Facebook pagina.


 
zzpcoaches.nl is een initiatief van startersplatform ikwordzzper.nl

x

Bedankt voor je interesse in deze download. Wij hebben deze download beschikbaar gesteld via zzpmodelovereenkomsten.nl, je kunt jezelf daar gratis aanmelden, online het model invullen, online ondertekenen en bewaren. Klik hier om jezelf gratis aan te melden.
Volg deze link om het door jouw opgevraagde item in te kunnen zien.

Om een bestand te kunnen downloaden of in te kunnen zien, moet je ingelogd zijn. Login of registreer jezelf gratis!
Log in om de download te openen.
Vul onderstaand jouw mailadres in en ga akkoord met de voorwaarden om jouw download te kunnen openen.
Wij en door ons geselecteerde partners gebruiken cookies om ervoor te zorgen dat we je de beste ervaring op onze website bieden. Als je doorgaat met het gebruik van deze site, gaan we ervan uit dat je hiermee akkoord bent. akkoord